Bouwen van een Compliance Cultuur: Buiten Het Selectievakje Oefenen
Bouwen van een Compliance Cultuur: Buiten Het Selectievakje Oefenen
In de wereld van financiële instellingen betekent compliance het naleven van regelgevingsvoorschriften en het handhaven van een reputatie van integriteit en professionele vaardigheden. Echter, compliance dient niet alleen een selectievakje-oefening te zijn. Een ware en robuuste compliance cultuur is essentieel voor het beschermen van de reputatie, financiële gezondheid en algehele succes van een organisatie. Dit artikel zal dieper ingaan op hoe financiële instellingen een sterke compliance cultuur kunnen opbouwen die verder gaat dan slechts naleving van de wet, met een focus op het belang van leiderschap, werknemerbetrokkenheid, continuous improvement en het meten van de compliance cultuur.
Belangrijkste Eisten of Concepten
Het opbouwen van een compliance cultuur gaat niet alleen om regelgevingsvereisten na te komen. Het gaat om het bevorderen van een mentaliteitsverschil waarin compliance een kernwaarde is. Hier zijn enkele sleutelconcepten en regelgevingsverwijzingen die deze inspanning kunnen begeleiden:
Toonbaarheid vanaf de top: De toonbaarheid vanaf de top wordt ingesteld door de raad van bestuur en de topmanagement. Hun betrokkenheid bij compliance is cruciaal om de standaard voor de rest van de organisatie in te stellen. Volgens artikel 7 van de EU-richtlijn 2013/36/EU (CRD IV) moet het bestuur van een kredietinstelling ervoor zorgen dat de instelling een geschikte interne governancestructuur heeft in plaats. Dit omvat het bevorderen van een risicobewuste cultuur die overeenkomt met het risicoprofiel van de instelling.
Werknemer betrokkenheid: Het betrekken van werknemers bij compliance inspanningen is essentieel. De EU-richtlijn 2019/67/EU (AMLD V) benadrukt de noodzaak voor instellingen om doeltreffende interne controles te hebben, inclusief personeelsopleiding en bewustmaking om witwassen van geld en financieren van terrorisme te voorkomen. Werknemerbetrokkenheid gaat niet alleen om opleiding; het is ook belangrijk om een cultuur te creëren waarin werknemers zich geempowerd en verantwoordelijk voelen voor het handhaven van compliancenormen.
Continuous Improvement: Compliance is niet een eenmalige gebeurtenis maar een continue proces. Artikel 73 van de EU-verordening (EU) 2019/876 (AMLD V) vereist dat instellingen hun risicobeoordeling en hun beleid en controles regelmatig bijwerken om die risico's te beperken. Dit omvat het bevorderen van een cultuur van continue verbetering waarbij compliancemaatregelen regelmatig worden beoordeeld en bijgewerkt.
Meting van Compliance Cultuur: Het meten van de effectiviteit van een compliance cultuur is cruciaal. Het gaat niet alleen om sancties te vermijden; het gaat ook om ervoor te zorgen dat de organisatie haar morele en wettige verplichtingen nakomt. De Europese Bankautoriteit (EBA) in haar richtlijnen over compliance (GL/2017/05) moedigt instellingen aan om mechanismen in te stellen om de effectiviteit van hun compliancefunctie, inclusief de compliance cultuur, te beoordelen.
Implementatiegids of Praktische Stappen
Het opbouwen van een compliance cultuur omvat verschillende strategische stappen:
Liderschapsverplichtingen: Begin bij de top. Leiders moeten het gewenste gedrag voorbeelden en hun verplichtingen ten opzichte van compliance actief demonstreren. Ze moeten voorbeeldfuncties uitoefenen, waardoor compliance een prioriteit wordt in alle zakelijke beslissingen.
Training en Beoordeling: Regelmatige en voortdurende opleiding is essentieel. Dit mag niet een eenmalige gebeurtenis zijn, maar een continue proces die aanpassing aan veranderingen in regelgeving en bedrijfspraktijken kan doen. Opleiding moet engagerend en interactief zijn, aanmoedigend werknemers om kritisch te denken over compliancekwesties.
Open Communicatiekanalen: Moedig open communicatie over compliancekwesties aan. Werknemers moeten zich comfortabel kunnen voelen om bezwaren te stellen zonder vrees voor represailles. Dit kan worden gefaciliteerd via anonieme meldingssystemen en regelmatige vergaderingen.
Prestatiemeteritems: Stel sleutelperformatieindicatoren (KPIs) gerelateerd aan compliance in. Dit kunnen het aantal voltooide complianceopleidingen, de naleving van interne beleidsregels en het aantal compliancegerelateerde incidenten of bijnaincidenten bevatten.
Beloning en Aanbeveling: Bevestig en belon werknemers die een sterke verplichting ten opzichte van compliance tonen. Dit kan helpen de belangrik van compliance te versterken en anderen aan te moedigen hetzelfde te doen.
Algemene Fouten of Valleien om te Vermijden
Compliance Uitputting: Vermijd het overbelasting van werknemers met te veel compliancegerelateerde informatie of taken. Dit kan leiden tot compliance uitputting, waarbij werknemers ongevoelig worden voor complianceberichten.
Ontbreken van Personalisering: Complianceopleiding moet worden aangepast aan de specifieke rollen en verantwoordelijkheden van werknemers. Generieke training kan minder effectief zijn en kan niet de specifieke compliancerisico's beantwoorden die relevant zijn voor verschillende rollen binnen de organisatie.
Onvoldoende Opvolging: Training en bewustmakingsinspiraties moeten worden gevolgd door regelmatige beoordelingen om ervoor te zorgen dat de kennis is behouden en in de praktijk wordt toegepast.
Neglect van het Menselijk Factor: Compliance gaat niet alleen over beleidsregels en procedures; het gaat ook om mensen. Het negeren van het menselijk factor kan leiden tot een gebrek aan begrip en betrokkenheid bij compliancekwesties.
Hoe Matproof helpt
Matproof begrijpt het belang van het opbouwen van een robuuste compliance cultuur. Onze platform biedt tools en bronnen om financiële instellingen te helpen een cultuur van compliance te bevorderen die verder gaat dan slechts selectievakje-oefeningen. Met onze risicobeoordelingstools kunt u uw risicobeoordeling en beleid regelmatig bijwerken, waarborgend continue verbetering. Onze opleidingsmodules zijn ontworpen om engagerend en interactief te zijn, wat helpt de bewustwording en begrip van compliancekwesties bij werknemers te vergroten. En met onze prestatiemeteritems en rapportagemogelijkheden kunt u de effectiviteit van uw compliance cultuur meten en data-gestuurde beslissingen nemen om deze te verbeteren.